Sistema automatizado de conformidade comercial

Conformidade comercial.
Detecção de Partes Negadas, Controle de Exportação, Conformidade de Exportação, EAR, ITAR, OFAC, Exportação Estimada, Classificação de Exportação, ECCN, Alfândega, Conformidade Comercial.
Postado em Automated Export System.
ITAR Freight Forwarders.
Quando eu era criança, meu pai costumava me fornecer uma riqueza de importantes “lições de vida”, distribuídas em frases simples que eu podia carregar comigo quando crescesse. Uma das minhas favoritas era: "Se você for correr com o bando, certifique-se de ser o líder". Outro que me serviu bem ao longo da vida foi "Sempre use a ferramenta certa para o trabalho".
O mesmo pode ser dito quando se trata de escolher o transitário correto para gerenciar o transporte de seus produtos controlados pela ITAR. É importante que você use o encaminhador certo para o trabalho. Como fabricante ou fornecedor de mercadorias da USML, você, sem dúvida, gastou inúmeras horas desenvolvendo seu programa de conformidade corporativa; garantindo que todos os aspectos de sua operação - da alta administração, às vendas, ao envio e recebimento - estejam cientes dos regulamentos e sejam bem treinados.
Todos nós sabemos, no entanto, que a sua responsabilidade por esses bens não termina aí. Depois que o produto sai da doca, você ainda é responsável pelo transporte dessas mercadorias para o destinatário estrangeiro ou usuário final. Por esse motivo, é crucial para o seu programa de conformidade garantir que o encaminhador escolhido também esteja totalmente ciente dos requisitos complexos do ITAR.
Assim como a sua organização, sem dúvida, entrevistou e contratou um ECO (Export Compliance Officer) corporativo, um tipo de processo de entrevista deve ser realizado para escolher seu despachante. Certifique-se de realizar esta "entrevista" em suas instalações. Afinal, você se esforça para garantir que seu prédio seja seguro. A primeira providência não deve ser garantir que o prédio do encaminhador em potencial também seja seguro? Seja direto - peça para ver quais medidas de segurança estão em vigor para proteger seu produto. Se um remetente se recusar a permitir que você visite suas instalações, seja muito cauteloso em seguir em frente com eles, a menos que eles possam fornecer um motivo legítimo para a recusa.
Quando estiver convencido de que suas mercadorias estarão seguras no período entre as suas instalações, o porto ou o aeroporto de partida, peça para se sentar com o pessoal operacional que processará suas remessas. Seja muito direto com suas perguntas e faça anotações. Estes podem ser mantidos em seus registros para fins de due diligence.
Aqui estão algumas perguntas de exemplo para você começar:
1 O seu pessoal operacional é treinado no ITAR e, em caso afirmativo, onde recebeu seu treinamento? Com que frequência eles recebem esse tipo de treinamento?
2 Você realiza treinamentos internos dessa natureza?
3 Você tem uma cópia do ITAR na mão? (Se eles disserem que sim, peça para ver e certifique-se de que é uma impressão atual.)
4 Qual é a Declaração de Controle de destino para produtos controlados pela ITAR e por que ela é relevante para você - o encaminhador? (Este é um erro que eu frequentemente vejo quando audito a documentação de exportação. ”22 CFR 123.9 (b) estipula que a declaração de controle de destino deve aparecer tanto na fatura quanto no conhecimento de embarque. impresso com a declaração de controle de destino EAR do Departamento de Comércio Portanto, se seu despachante não estiver fisicamente colocando a declaração de controle de destino apropriada no documento de transporte, você estará violando 22 CFR 123.9 (b) - certifique-se de que eles entendem a diferença entre os dois. declarações de controle de destino.)
5 Você tem corretores alfandegários licenciados em casa? (Embora isso possa não ser um “separador de ofertas”, ter corretores da alfândega na equipe facilitará muito a vida se você estiver lidando com DSP-73, DSP-61 ou itens de reparo.)
6 Você está familiarizado com as licenças mais comuns e o que elas representam? (Eles devem poder dizer-lhe a diferença entre um DSP-5, DSP-73, DSP-61, saber quais os formulários utilizados para alterar essas licenças e saber o que deve ser apresentado ao CBP, em vez de exigir o aval do CBP.
7 Você está familiarizado com as isenções mais comuns? (Isenção de reparos, isenção de feiras, maquetes, isenções canadenses, etc.) Se você quiser realmente testar seus conhecimentos, pergunte a eles: “Em que circunstâncias não posso usar a isenção de reparo 22 CFR 123.4 (a) ( 1) Se forem bem treinados, poderão dizer-lhe que, se os seus bens forem de fabrico estrangeiro e necessitarem de ser devolvidos aos EUA para reparação, esta isenção não pode ser utilizada.
8 Em relação a 22 CFR 123.4 (a) (1), pergunte-lhes qual é o procedimento adequado para utilizar esta isenção. O transitário desempenha aqui um papel crucial, uma vez que a isenção deve ser anotada no documento de entrada aquando da importação e, na exportação, tanto a isenção como o número de entrada da alfândega dos EUA devem ser indicados no conhecimento aéreo ou no conhecimento de embarque.
9 Como você determina se algo é ou não SME (Significant Military Equipment)? Um grande número de exportadores depende de seu agente de carga para processar o EEI (Electronic Export Information) através do AES (Automated Export System). A maioria dos encaminhadores pedirá que você preencha a carta de instrução de um remetente, que eles utilizam para concluir a entrada do AES. O formato padrão deste formulário, no entanto, não possui um bloco para indicar SME. Se você está fornecendo ao seu agente de carga a categoria e a subcategoria apropriadas para o seu item, ou seja, Categoria XII (b), eles devem ser capazes de dizer como chegariam à conclusão de que este é realmente SME. Como a AES faz especificamente a pergunta "É este equipamento militar significativo?", É crucial que eles saibam como determinar isso e possam demonstrar isso a você.
10 Que medidas você toma para garantir que seus parceiros no exterior compreendam as implicações do desvio? Outro problema que você enfrenta é garantir que todos entendam que sua licença é muito específica. Os consignatários e usuários finais intermediários (que freqüentemente não estão familiarizados com os regulamentos dos EUA) geralmente têm mais de uma instalação - talvez um depósito de transbordamento ou uma planta de processamento separada em um local próximo. Ocasionalmente, o consignatário solicitará que as mercadorias sejam entregues em tal instalação. É importante que seu despachante tome as precauções necessárias para garantir que seus parceiros estejam cientes de que as mercadorias só podem ser entregues no endereço licenciado.
11 Pessoal específico será designado para nossa conta? Mais uma vez - não um “separador de ofertas”, mas todos nós nos sentimos mais confortáveis ​​se estamos trabalhando com as mesmas pessoas e não sendo devolvidos de uma pessoa para outra.
12 Que documentação você normalmente fornece aos seus exportadores após a conclusão de uma remessa? Fico sempre impressionado com o número de exportadores que me dizem que seus agentes de frete não lhes fornecem cópias da transmissão do AES, conhecimento de embarque ou conhecimento aéreo, documento de entrada, etc. Certifique-se de que estejam dispostos e aptos a fornecer a você todas as informações. a documentação necessária para suas responsabilidades de manutenção de registros.
13 Você já lidou com bens ITAR no passado? Se sim, há quanto tempo você está lidando com produtos dessa natureza? É importante ter uma noção da experiência deles. Todo mundo começa em algum lugar, mas verifique se eles têm alguma experiência e são capazes de fornecer o serviço que você precisa.
14 Você pode fornecer referências ou cartas de recomendação de outros clientes ITAR? Esta pode ser uma das perguntas mais importantes que você faz. Se eles puderem fornecer referências, verifique-os!
Depois de ter concluído esta tarefa exaustiva de entrevistar seu despachante potencial, passe por isso mais algumas vezes. Embora a maioria dos despachantes de carga adorem ser o único despachante nomeado em sua licença, (prendendo você a usar os serviços deles) isso trará suas mãos tremendamente. Nomear dois ou três agentes de carga em sua licença não significa que você tenha que utilizar todos eles. Use o que você está mais confortável com. No entanto, ter dois ou três agentes de carga nomeados em sua licença fornecerão um "plano B" integrado, caso algo aconteça. Mudanças de pessoal acontecem. Fusões e aquisições acontecem. E se você tiver apenas um encaminhador listado em todas as suas licenças e esse remetente for comprado por outra empresa? Se você estiver sob prazos de entrega contratados e, de repente, tiver que interromper o envio por algumas semanas enquanto espera que as alterações sejam aprovadas, as implicações financeiras podem ser imensas.
Quando você encontrar um agente de carga que atenda aos seus critérios, trabalhe duro para desenvolver e manter um relacionamento sólido com eles. Eles são sua última defesa e o link final em seu programa de conformidade de exportação. É importante que você trabalhe em conjunto em um esforço colaborativo para sustentar seus objetivos. Lembre-se: "Sempre use a ferramenta certa para o trabalho". Obrigado, papai, vou me lembrar disso ...

Celebrando a independência: dimensionamento correto da automação de conformidade comercial para custos aprimorados & # 038; Controles
Ah, "conformidade comercial". Soa tão simples. Apenas duas palavras. E explicar o que isso envolve poderia, e toma, se você ler todas as leis e regulamentos associados, milhares de páginas. E como os objetivos da política são complexos e às vezes conflitantes, a "conformidade comercial" pode ser automatizada?
Bem, claro que pode! Existem dezenas de empresas que têm o software para provar que a automação de conformidade comercial existe. Mas a chave é saber (a) quais partes de um processo podem e devem ser automatizadas, (b) qual tipo de automação é apropriada para o seu negócio e (c) o que esperar (e não esperar) da automação de conformidade comercial.
O que automatizar na automação de conformidade comercial.
Conformidade comercial, ou aderir à teia de aranha de leis e regulamentos de importação e exportação aplicáveis, não é uma coisa, mas uma infinidade de tarefas, por vezes, separadas e, por vezes, inter-relacionadas. Para identificar primeiro qual é a melhor automação da conformidade comercial para a sua empresa, você deve identificar todas as sub-tarefas que compõem a conformidade comercial como um todo. E entenda que somente processos mecanicistas, isto é, repetíveis, orientados por lógica, se prestam à automação. Em outras palavras, apenas sistemas preditivos podem ser facilmente automatizados. Por exemplo, dado um tipo de produto, mais um destino, mais um uso final do produto e regras identificadas, a automação da conformidade comercial pode ser totalmente usada para determinar se uma licença de exportação é necessária para uma determinada remessa.
Por outro lado, um processo altamente complexo e complicado que requer pesquisa adicional e a aplicação de julgamento não é um bom candidato para automação. Um exemplo aqui: digamos que você acabou de descobrir que sua empresa tem classificado erroneamente uma determinada família de peças no cronograma de tarifas harmonizado. Dentro da família, alguns podem ser classificados adequadamente e outros não. Para aqueles que são incorretamente classificados, alguns terão uma mudança no dever aplicável, outros não. Em toda a linha, alguns são elegíveis para tratamento especial sob um acordo de livre comércio, mas não todos. Sua empresa deve fazer uma divulgação voluntária e se proteger de penalidades monetárias? Somente indivíduos que podem fazer um cálculo total não apenas de reais, mas de riscos e recompensas subjetivas devem tomar uma decisão como essa.
Então, a primeira coisa é identificar todas as partes móveis do seu programa de automação de conformidade comercial e identificar as partes que podem ser repetidas e controladas por lógica consistente. Por exemplo, você pode começar pegando o índice do manual de conformidade comercial e determinar a adequação para a automação:

ACE e Sistemas Automatizados.
O Ambiente Comercial Automatizado (ACE) é o principal sistema através do qual a comunidade comercial reporta importações e exportações e o governo determina a admissibilidade. Por meio do ACE como a Janela Única, os processos manuais são simplificados e automatizados, o papel está sendo eliminado e a comunidade comercial pode cumprir com mais facilidade e eficiência as leis e regulamentações dos EUA.
A CBP está trabalhando para concluir a implantação final dos recursos de processamento de comércio principal no ACE. Visite a página Detalhes da transação do ACE para obter detalhes completos sobre os requisitos de transmissão do ACE e, para obter detalhes sobre os esforços da agência governamental parceira, consulte a seção Integração do PGA da página Recursos do ACE.
O que há de novo no ACE.
ACE Implantação de um novo código de classe para café importado em Porto Rico - 28 de abril de 2018.
Atualizações anteriores do ACE Deployment G:
O CBP divulgou dois documentos que descrevem os processos, procedimentos e políticas associados ao ACE Cargo Release (Entradas) e ao Entry Summary. Eles podem ser acessados ​​através dos seguintes links: lançamento de carga ou resumos de entrada.
O ACE reporta vídeos de treinamento.
O CBP lançou 11 vídeos para suportar os recursos de relatórios do ACE. Os vídeos abrangem tópicos relacionados à configuração de preferências, à geração de relatórios e à personalização de relatórios do zero.

Sistema automatizado de conformidade comercial
A iTRAC Global foi fundada com base no princípio de que um Sistema de Conformidade Comercial Global automatizado não deve exigir que um exército de técnicos de TI e operadores de conformidade de comércio de especialidade sejam funcionais e compatíveis.
A natureza colaborativa da conformidade comercial exige interação de uma maneira gerenciada que não rompa o orçamento, permite que aqueles com dados e conhecimento o compartilhem e produz resultados consistentes e auditáveis ​​que atendem aos requisitos globais do governo. Consistente com esses princípios, a iTRAC Global se esforça diariamente para fornecer a seus clientes um sistema que atenda aos requisitos de conformidade, seja fácil de usar e não leve especialistas para operar. Nossos clientes concordam.
Sobre Tony Leto, CEO e co-fundador.
Tony desenvolveu o sistema iTRAC e co-fundou a iTRAC Global para tratar dos muitos “pontos de dor” que ele encontrou ao longo de 20 anos como advogado de comércio licenciado, despachante alfandegário licenciado nos EUA e diretor de logística global de uma empresa de capital aberto. A partir dessas experiências, Tony ganhou valiosa experiência prática com os desafios diários de importação e exportação da cadeia de suprimentos global do século XXI. Desde remessas atrasadas da alfândega, passando pelo IVA, até códigos HTS conflitantes, a cadeia de suprimento moderna oferece uma abundância de oportunidades para erros na conformidade do comércio global. Tony resolveu todas essas situações, acreditando que um processo de conformidade comercial global simples e econômico é a chave para a sobrevivência e o sucesso no atual ambiente complexo de conformidade global de comércio.
A experiência de consultoria de Tony inclui a equipe de Soluções de Comércio Global da Deloitte, consultoria com multinacionais em conformidade comercial e programas de logística. Grandes ou pequenas, essas empresas precisavam da percepção e da perícia de um profissional com formação técnica e operacional para preencher as lacunas de um processo de conformidade e comércio internacional em constante expansão.
Tony agora lidera a iTRAC Global com uma única finalidade: fornecer aos clientes da iTRAC uma solução completa de conformidade comercial e logística que seja acessível, colaborativa e fácil de usar.

Volta às Aulas: Treinamento em Conformidade Comercial: Quem, Por que, O que, Quando, Como.
Treinamento de Conformidade Comercial.
Primeiro de tudo, acho que vale a pena dizer algumas palavras sobre “conformidade comercial”. Pode significar muitas coisas diferentes para pessoas diferentes, então eu quero estabelecer pelo menos uma definição de trabalho de linha de base. Para mim, a “conformidade comercial” provavelmente vai muito além dos assuntos estritamente de conformidade porque, no mundo real, em um trabalho real, quanto mais você puder ajudar sua empresa, mais valioso será um empregado, então, para mim , incluindo operações transfronteiriças e outras operações de importação e exportação, bem como estratégias globais da cadeia de fornecimento de ponta a ponta (E2E) foram “anexadas” ao meu papel de supervisionar a conformidade comercial.
Mas, para a "lição de hoje", podemos nos concentrar estritamente nas atividades realizadas em uma empresa que tenha atividades de importação, exportação / reexportação e / ou exportação consideradas abrangidas por todas as leis e regulamentos aplicáveis ​​a essas atividades. Não se esqueça de que o governo tem a responsabilidade de proteger seus cidadãos, fornecer segurança nacional e tem o direito de avaliar e arrecadar suas receitas, de modo que essas leis e regulamentações são bastante abrangentes e podem ser altamente complexas.
Além disso, para "encorajar" organizações que têm transações que estão dentro do alcance dessas leis e regulamentos, há multas e penalidades potenciais significativas. E, em qualquer caso, qualquer bom cidadão corporativo realmente quer cumprir essas leis e regulamentos como parte de seu compromisso com as operações éticas.
Assim, mais especificamente, cada empresa geralmente implementa um programa de controle interno em muitas áreas funcionais, incluindo nossa própria área de comércio (importação-exportação). Em nosso post de junho, escrevemos sobre o programa de controle interno, geralmente. Ver cerasis / 2014/06/11 / trade-risks /
Aqui está um elemento essencial identificado lá:
Informação e Comunicação - Sistemas ou processos que suportam a identificação, captura e troca de informações em uma forma e cronograma que permitem que as pessoas cumpram suas responsabilidades.
Além disso, explicamos que isso se traduz, quando colocado em ação em seu próprio programa de conformidade comercial (com ênfase adicionada para o post deste mês):
Embora nenhum treinamento seja especificado em nenhuma lei de regulamentação sobre questões comerciais, tanto as leis quanto os regulamentos de importação e exportação requerem claramente diligência e cuidado razoáveis. Notavelmente, o EAR (Export Administration Regulations) dos EUA identificou especificamente um padrão de “conhecimento” como “soube ou deveria saber”. (Veja 15 Código de Regulamentos Federais (CFR) parte 700, vários.) Para garantir que todas as partes que tocam Qualquer ponto tangente a qualquer assunto em que haja implicações na lei de importação ou exportação ou regulamentos, é imperativo que você os treine [e possa comprová-lo] para atender às suas obrigações legais gerais!
Antes de poder identificar quem precisa ser treinado, você precisa entender todos os seus processos e funções de negócio, além das leis e regulamentos aplicáveis. Quando digo “tudo”, realmente quero dizer “tudo”. Essa é uma área em que há muitas lacunas, porque as leis e os regulamentos não são redigidos com facilidade de implementação para a operação de negócios média em mente. Para criar e implementar um programa de treinamento em conformidade comercial adequado e significativo, primeiro entenda o seu negócio!
A maioria das empresas é organizada em torno de conceitos semelhantes, de modo que existem os “suspeitos usuais” em relação às áreas funcionais primárias. Se você tiver dificuldade em identificar todas as áreas funcionais da sua organização, Recursos Humanos, Contabilidade e / ou Finanças podem fornecer ajuda significativa, fornecendo nomes de departamento, centros de custo e / ou cargos. Abaixo está uma lista de áreas funcionais padrão e a tangente do conteúdo central de cada área aos problemas de importação / exportação.
Os tópicos a serem incluídos no treinamento em conformidade comercial abrangem muitos aspectos, pois os problemas de importação e exportação afetam praticamente todas as áreas funcionais de uma empresa. Esses são os tópicos comuns que podem ser enquadrados especificamente para o público em questão ou fornecidos de forma genérica, dependendo das complexidades do seu cenário empresarial individual:
Na New-Hire: Qualquer novo funcionário deve ser exposto, mesmo que de forma breve e em alto nível, a esses conceitos e ser informado da organização de conformidade comercial caso algo cruze seu caminho em seu trabalho diário que deve ser elevado à atenção. Um slide embutido no convés e brochuras com três dobras simples na orientação são boas maneiras de obter essa mensagem.
(Re) Certificação do Código de Conduta Anual: Como parte do Código de Ética e Conduta Empresarial da sua empresa, uma seção sobre cumprimento de todas as leis e regulamentos de importação e exportação ajuda a manter a mensagem viva e demonstra um forte compromisso de gerenciamento.
Treinamento Anual: Para cada área funcional identificada e para a gerência executiva, uma sessão de treinamento anual é importante, especialmente se sua empresa tiver uma força de trabalho dinâmica. É essencial que haja prova de participação nessas sessões. Se não houver evidência documental, no caso de uma auditoria do governo, isso simplesmente não aconteceu: você deve ser capaz de provar que o treinamento foi realizado, quem foi treinado e o conteúdo das informações fornecidas. Você pode dizer “fatores atenuantes?” A maioria das empresas tem um formulário de inscrição ou folha de registro de treinamento que deve ser usado e salvo como parte de seu programa de manutenção de registros para treinamento em pessoa,
Existem basicamente dois tipos de treinamento em conformidade comercial para o seu negócio em geral: pessoalmente ou automatizado. Há prós e contras para cada curso e um tamanho não serve para todos. Pelo que sei, não há um bom treinamento de conformidade comercial automatizado / via web-portal que cubra todos os tópicos importantes de treinamento. Agora que eu escrevi isso, acho que todos os tipos de pessoas nos dizem que estamos errados e que checamos isso e aquilo e a outra coisa. É claro que, por uma taxa, as empresas de treinamento corporativo profissional irão desenvolver e fornecer treinamento de qualquer maneira que uma empresa possa querer ou precisar. Mas será bom, ou pelo menos bom o suficiente? Nesses casos, o próprio sistema de treinamento mantém uma trilha de auditoria de quem efetuou login, quanto tempo gastou no material do curso, as respostas a quaisquer perguntas incorporadas e, assim, fornece uma trilha de auditoria sólida conforme necessário. Mas…
… Não há diálogo interativo. Não há, "Eu tenho um 'amigo' que percebeu que ..." Não há adaptação para qualquer caso de negócio específico ou cenário que possa realmente ajudar sua empresa a minimizar, mitigar e / ou evitar seus riscos. Se você quiser apenas marcar a caixa que diz: “Eu treinei meus funcionários”, então uma solução automatizada é suficiente, mas se você estiver verdadeiramente dedicado a prevenir, evitar, minimizar e mitigar os riscos de violações e, portanto, possíveis penalidades, eu Sou a favor da formação pessoal.
Claro, se você precisar de ajuda para criar e / ou implementar seu programa de treinamento em conformidade comercial, estamos sempre aqui para ajudar!
Deixe a Livingston Global Trade Management acompanhar você hoje!
© Randi S. Waltuck, 2014 Todos os direitos reservados. RWaltuck @ LivingstonIntl.
[1] Um parceiro pode ser um cliente, um fornecedor, um empregado, um contratado e assim por diante.